شمار فزاینده‌ای از شرکت ها برای افزایش کارآیی عملیاتشان ، از جمله فرآیندهای منابع انسانی، در پی تحول دیجیتال هستند. اگرچه فناوری مناسب می تواند گردش کار شرکت را دگرگون کند، اما تا زمانی که به صورت متفکرانه اجرا نشود ، تاثیر مورد نظر را نخواهد داشت. پیش از ورود تیم‌های منابع انسانی به تحول دیجیتال، بهترین کار آن است که با تامل، نحوه انجام کار به دقت بررسی شود. برای کمک، اعضای شورای منابع انسانی فوربس نکاتی را را در نظر گرفته‌اند که هنگام تحول دیجیتال فرآیندهای منابع انسانی باید به آنها توجه شود.

۱- درک نیازهای شرکت: به مدیران منابع انسانی توصیه می‌شود که پیش از اجرا ، استراتژی کسب و کار شرکت، اشتیاق عمومی و آمادگی برای تغییر به سوی فرآیند یا پلت‌فرم دیجیتال پیشرفته‌تر بررسی شود. استراتژی و رویکرد منابع انسانی به تحول دیجیتال باید تا حد ممکن با رویکرد کلی شرکت در مدیریت تغییرات فناوری همگام شود.

۲- بازانگاری روش‌های موجود: پروژه های موفق تحول دیجیتال منابع انسانی، همیشه با درک روشنی از اهداف و نتایج مورد نظر سازمان آغاز می‌شود. با درک روشن دستاوردهای مورد نظر، پیشرفت های بزرگ اغلب از باز انگاری و تحول یک شیوه قدیمی، و نه جهش به اتوماسیون کلی حاصل می شوند.

۳- حفظ سادگی: تعامل کاربر را تا بیشترین حد ممکن ساده کنید و آن را با دیگر سیستم هایی که قبلا به صورت داخلی اجرا شده سازگار سازید. استفاده از داشبورد، خردمندانه است و به دلیل سادگی بررسی کارکنان را قادر می‌سازد تا بدون سردرگمی، از تغییرات سریع شرکت آگاه شوند. با جلب توجه کارکنان به صفحه یا پورتال‌تان، بیشتر احتمال دارد که پروفایل‌هایشان را با اطلاعات مورد نیاز منابع انسانی به روز نگه دارند.

۴- حفظ ارتباط انسانی: روابط انسانی بخش اصلی هویت شرکت است. تحول دیجیتال می‌تواند اتوماسیون را جایگزین وظایف تکراری کند ولی نمی‌تواند جایگزین تعامل واقعی با تیم ها و جوامعی که از خدمات بهره مند می شوند ، باشد. منابع انسانی باید چگونگی ارتقا عملکرد از طریق تحول دیجیتال در آینده را بررسی  و مشخص کند که منابع انسانی مهم ترین منبع است.

۵-تعیین ضرورت دیجیتالی شدن : تیم های منابع انسانی باید ارزش دستاوردهای تحول دیجیتال را با آنچه در این راه نهاده می شود مقایسه کنند. آیا چون همه به تحول دیجیتال روی آورده‌اند، شرکت هم در این مسیر گام نهاده یا به این دلیل تحول دیجیتال را آغاز کرده که از طریق فرآیند مدیریت سیستم، و با وجود ضرورت ورود اطلاعات به بخشی از سیستم کامپیوتری که به طور مستقیم با کاربر ارتباط ندارد، مسیر کوتاه‌تری را برای مشتری یا کارفرما فراهم سازد.

۶- استفاده از فناوری جدید برای شبکه سازی : نبرد برای جذب استعدادها داغ می‌شود و متقاضیان برتر کارفرمایانی را می‌خواهند که نسبت به شرایط‌شان انعطاف پذیر باشند. شرکت‌ها برای برنده شدن باید به جای توسل به شیوه‌های سنتی، برای تجربه کارجویان و کارکنان، رویکرد دیجیتال را مورد توجه قرار دهند. به کارگیری چت بات ‌ها برای پاسخگویی سریع به پرسش ها در بخش کاریابی سایت  یا برگزاری رویدادهای مجازی استخدام  ( بی نیاز به حضور) به منظور جلب توجه و رویدادهای جامعه پذیری مجازی برای ایجاد دلبستگی در کارکنان جدید دورکار و کارکنانی که در ساعات شناور کار می کنند، نمونه‌هایی از این موارد است.

۷- برنامه مدیریت تغییر: تحول دیجیتال فرصتی برای شروعی دوباره و بازطراحی فرآیندها به منظور ساده سازی و بهبود عملیات کسب و کار است.  این تحول می‌تواند طاقت فرسا باشد. چراکه تغییر برای کارکنان حتی اگر به سمت بهبود هم باشد دشوار است. برای تضمین موفقیت ،توسعه و پیاده‌سازی برنامه مدیریت تغییر جهت هدایت تیم در فرآیند تحول اهمیت دارد.

۸- شناسایی فرصت های صرفه جویی در وقت: آنچه قابل ساده سازی است را مشخص کنید و سپس درباره نیاز به ساده سازی آن تصمیم بگیرید. تحول دیجیتال در دنیای جدید فرصتی شگفت انگیز برای صرفه‌جویی در وقت ارائه می دهد. ولی برخی از وظایف را هنوز باید از طریق فرآیندهای دستی  یا تماس انسانی انجام داد. تعیین مهم‌ترین موارد برای سازمان، برای موفقیت بسیار حیاتی است.

۹- پرسشگری: اطمینان در مورد مناسب ترین فناوری ها و ابزارهای تحول دیجیتال برای کسب وکار، یکی از نکته هایی است که باید مورد توجه قرار گیرد. این مهم با پرسش هایی مانند «اپلیکیشن یا فناوری مورد نظر از بهره‌وری بیشتر، مشارکت کارکنان ، ایجاد بینش در استعدادها ،همکاری مشترک بین گروه ها و بهبود نتایج کسب و کار چگونه حمایت می‌کند؟» محقق می شود. تحول دیجیتال باید از اهداف کسب و کار پشتیبانی کند و تجربه کلی کارکنان را ارتقا بخشد.

۱۰- اولویت بندی عملیات: تیم های منابع انسانی پیش از تصمیم‌گیری در مورد استفاده از پلت‌فرم‌های دیجیتال در فرآیندهای روزانه خود، چه برای استخدام یا حقوق و دستمزد، باید وقت بگذارند و  اولویت و سلسله مراتب کارهایشان را مشخص کنند. تعیین مراحل عملیاتی که با نرم افزار قابل اجرا هستند و مواردی که بهتر است توسط انسان انجام شود، کلید تصمیم گیری در مورد راهکارهای اتوماسیون مناسب است.

۱۱- پیگیری و سنجش تاثیر اقدامات : باید مطمئن شد که تیم منابع انسانی تفاوت بین رویکرد استفاده از ابزارهای دیجیتال و تحول دیجیتال واقعی که مستلزم چارچوبی فراتر از کاربرد فناوری است را درک می‌کند. هنگام بهره‌گیری از فناوری در کسب و کار باید منعطف بود و به جای تصمیم گیری مرحله ای ، باید برای کل کار برنامه‌ریزی کرد.

۱۲- درک فرآیند،پیش از اقدام : باید توجه شود که انتخاب فناوری باید براساس فرآیند یا نیاز انجام گیرد و نه برعکس. درک کامل دستاوردهای مورد انتظار پیش از درخواست از شرکت های فناوری برای برآورده سازی نیازهای کنونی و آتی بسیار مهم است. برای آنکه همه برنامه ها تحقق یابد و در هنگام اجرا گرفتارمان نکند، باید به تمام مواردی که در نقشه راه وجود دارد توجه شود .

۱۳- مراقبت های احتیاطی قانونی: هنگام بهره‌گیری از سوابق یا عملیات دیجیتالی ، تیم‌های منابع انسانی باید از قوانین مربوط به نگهداری سوابق آگاهی داشته باشند. همچنین لازم است تیم های منابع انسانی با همکاری تیم های فناوری اطلاعات یا دیگر بخش‌های مرتبط سازمان مطمئن شوند که شرکت از اطلاعات موجود در سیستم اطلاعات رایانش ابری منابع انسانی ، نسخه پشتیبان مناسب تهیه کرده است.

۱۴- اولویت مشتری: برای طی موفقیت آمیز یک سفر تحول دیجیتال در حوزه مدیریت منابع انسانی ، باید مطمئن شویم که نقشه تعالی عملیاتی سازمان ارزش‌های سه حوزه کلیدی را پیش برده و اندازه‌گیری می‌کند. نخست، مشتری در همه تعاملاتی که با سازمان دارد، به دلیل تحول تجربیاتش باید احساس خرسندی کند. در مرحله بعد، فرآیندها باید به اندازه‌ای ساده شوند که با تصمیم گیری و دستورالعمل‌های شفاف قابل اجرا باشند. در نهایت، فرآیند و داده ها باید امن و سازگار بمانند.

• منبع: دنیای اقتصاد